QuickBooks là gì và cách thức hoạt động

QuickBooks là phần mềm kế toán được thiết kế để giúp bạn theo dõi thu nhập và chi phí.

Rất nhiều chủ doanh nghiệp vừa và nhỏ tin dùng QuickBooks. Tính đến năm 2019, đã có 3,3 triệu người đăng ký QuickBooks Online, trong đó 40% là các doanh nghiệp nhỏ.¹

QuickBooks Online cung cấp nhiều cấp độ đăng ký khác nhau để bạn lựa chọn. Hầu hết các gói QuickBooks Online đều cung cấp tính năng đa tiền tệ. Điều này đặc biệt hữu ích cho các doanh nghiệp làm việc với khách hàng và nhà cung cấp quốc tế.

Bài viết này sẽ tập trung vào QuickBooks Online, nhưng bạn cũng có thể tìm thấy thông tin về các phiên bản Desktop và Mac.

QuickBooks là gì và hoạt động như thế nào?

QuickBooks là bộ phần mềm kế toán do Intuit phát triển, cung cấp các giải pháp quản lý tài chính cá nhân, doanh nghiệp và thuế.

Phần mềm này có sẵn dưới dạng cài đặt trên máy tính (Desktop) cho Windows với nhiều phiên bản khác nhau. Bạn cũng có thể chọn phiên bản dành cho Mac hoặc phiên bản trực tuyến (Online).

Các doanh nghiệp có thể sử dụng QuickBooks để tự động hóa các quy trình như lập hóa đơn, thanh toán, kế toán và nhiều hơn nữa. Những tính năng này giúp việc quản lý và theo dõi tài chính doanh nghiệp trở nên dễ dàng hơn.

QuickBooks hoạt động như thế nào?

QuickBooks Online hoạt động theo gói đăng ký hàng tháng hoặc hàng năm. Sau khi đăng ký, bạn có thể sử dụng các tính năng phù hợp với loại hình doanh nghiệp của mình. Các phiên bản Desktop cũng có sẵn để bạn lựa chọn.

Các tính năng được thiết kế hướng tới freelancer (người làm tự do), chủ doanh nghiệp nhỏ và vừa.

QuickBooks Online tích hợp với các phần mềm khác của Intuit. Chúng bao gồm TurboTax (để chuẩn bị tờ khai thuế thu nhập cá nhân) và ProConnect (phần mềm thuế dành cho chuyên gia kế toán).

Nó cũng tích hợp với nhiều gói phần mềm và ứng dụng khác.² Chẳng hạn như các ứng dụng quản lý quyên góp từ thiện, lập lịch trình, theo dõi thời gian, quản lý tài liệu, xử lý thanh toán và quản lý hàng tồn kho, cùng nhiều ứng dụng khác.

Những tích hợp và công cụ tương thích này cho phép người dùng quản lý và tự động hóa nhiều quy trình kinh doanh đa dạng.

Có một tùy chọn dùng thử miễn phí 30 ngày mà bạn có thể tận dụng trước khi quyết định chi tiền. Đây là cơ hội tốt để khám phá xem QuickBooks Online là gì và liệu nó có thể giúp ích cho doanh nghiệp của bạn hay không.³

Sự khác biệt giữa Quicken và QuickBooks là gì?

Vì cả hai đều là công cụ tài chính phổ biến, mọi người thường so sánh Quicken và QuickBooks. Tuy nhiên, chúng không phục vụ cùng một mục đích.

• QuickBooks là phần mềm kế toán được thiết kế cho chủ doanh nghiệp.
• Quicken là phần mềm tài chính cá nhân, dành cho các cá nhân và gia đình muốn theo dõi tài chính của mình.

Các phiên bản QuickBooks

QuickBooks tương thích với hầu hết các thiết bị, nhưng mỗi phiên bản có những điểm khác biệt nhỏ mà bạn nên biết. Trước khi quyết định, hãy kiểm tra xem phần mềm có tương thích với hệ điều hành và thiết bị của bạn không.

QuickBooks cho Mac

QuickBooks cho Mac là phiên bản phần mềm kế toán được thiết kế riêng cho người dùng Mac. Nó không hoàn toàn giống với phiên bản Desktop và Online, vì một số tính năng được tối ưu hóa cho nền tảng Mac.

Phiên bản Mac 2021 có giá thanh toán một lần là 399,99 USD.⁴

QuickBooks Desktop

QuickBooks Desktop được thiết kế để chạy trên Windows. Nó cung cấp hầu hết các tính năng chính của phần mềm kế toán này.

Người dùng có thể chọn giữa ba gói khác nhau. Gói cao cấp nhất chứa các tính năng bổ sung như phân quyền người dùng chi tiết nâng cao và sao lưu dữ liệu mã hóa tự động.⁵

QuickBooks Online

QuickBooks Online được thiết kế để mang lại sự tiện lợi, cho phép bạn truy cập từ trình duyệt internet hoặc thiết bị di động.

Một trong những tính năng nổi bật của QuickBooks Online là tính năng Đa tiền tệ QuickBooks. Tính năng này rất hữu ích nếu bạn kinh doanh trên quy mô quốc tế. Đa tiền tệ có sẵn trong các gói đăng ký Essentials, Plus và Advanced.⁶

Sự khác biệt giữa Online và Desktop là gì?

Bạn sẽ chỉ có thể sử dụng QuickBooks Desktop (cũng như QuickBooks cho Mac) trên thiết bị đã cài đặt phần mềm.

Vì phần mềm yêu cầu cài đặt nên sẽ có những yêu cầu hệ thống nhất định. Bạn có thể kiểm tra đầy đủ các yêu cầu trên trang web của QuickBooks.

QuickBooks Online là dịch vụ đăng ký dựa trên đám mây cho phép bạn truy cập phần mềm từ bất cứ đâu. Bạn có thể sử dụng bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet để đăng nhập vào tài khoản của mình.

Là một dịch vụ dựa trên đám mây, tất cả dữ liệu của bạn sẽ được tự động sao lưu vào máy chủ của Intuit, cùng với dữ liệu của tất cả người dùng QuickBooks Online khác. Điều này có nghĩa là bạn sẽ không cần dung lượng đĩa cứng như với phiên bản desktop.

QuickBooks hữu ích cho việc gì?

QuickBooks cung cấp cho khách hàng nhiều tính năng liên quan đến tài chính. Mỗi tính năng đều có thể giúp các chủ doanh nghiệp vừa và nhỏ nắm bắt tốt công tác kế toán của công ty mình.

Vậy chính xác thì QuickBooks làm được những gì?

Dưới đây là một số tính năng bạn có thể mong đợi khi đăng ký:

Lập hóa đơn (Invoicing)

Một trong những vấn đề lớn nhất với việc lập hóa đơn là tốn thời gian và thậm chí có thể bị quên nếu bạn không cẩn thận.

Cách QuickBooks giải quyết vấn đề này là tự động hóa quy trình lập hóa đơn.

Bạn có thể thiết lập hóa đơn định kỳ và lên lịch để người nhận nhận được chúng theo đúng mốc thời gian của bạn. Hơn nữa, bạn còn có thể để phần mềm gửi lời nhắc tự động nếu khách hàng thanh toán quá hạn.

Kế toán (Accounting)

Bạn có thể giải quyết hầu hết các nhu cầu ghi chép sổ sách của mình với các công cụ được cung cấp.

Ví dụ, bạn có thể quản lý cả hoạt động dòng tiền vào và ra. Bạn cũng có thể in báo cáo tài chính để có cái nhìn tổng quan về sức khỏe tài chính của công ty ngay lập tức.

Bạn thậm chí có thể quét và lưu trữ biên lai cũng như theo dõi quãng đường di chuyển thông qua ứng dụng di động. Điều này cho phép bạn theo dõi bất kỳ khoản khấu trừ thuế tiềm năng nào và lưu trữ tất cả thông tin ở một nơi.

Khách hàng của QuickBooks cũng có thể tận dụng tối đa nhiều công cụ tích hợp và dịch vụ đi kèm với phần mềm. Một số tính năng đáng chú ý là quản lý hàng tồn kho và theo dõi thời gian.

Thanh toán (Payments)

Quản lý thanh toán có thể gây áp lực cho chủ doanh nghiệp. Bạn sẽ nhẹ nhõm khi biết rằng QuickBooks cung cấp các giải pháp thanh toán linh hoạt.

Dù bạn điều hành một doanh nghiệp ảo hay một cửa hàng truyền thống, QuickBooks đều có thể giúp hợp lý hóa quy trình thanh toán.

QuickBooks cung cấp tính năng thanh toán hóa đơn bằng thẻ tín dụng và thẻ ghi nợ trực tuyến. Thanh toán không tiếp xúc có sẵn thông qua ứng dụng di động và đầu đọc thẻ. Nó cũng hỗ trợ thanh toán qua ACH và eCheck. Nhờ đó, khách hàng có thể thanh toán theo cách họ muốn.

Có các khoản phí liên quan đến các hình thức thanh toán khác nhau, nhưng phí của QuickBooks khá cạnh tranh so với đối thủ.

Ví dụ, một hóa đơn được thanh toán bằng thẻ tín dụng hoặc thẻ ghi nợ có phí là 2,9% tổng số tiền thanh toán cộng với 25 cent với QuickBooks.⁷ Mức phí này có thể so sánh với 2,9% cộng thêm khoản phí 30 cent của đối thủ Square.⁸

Nhưng lợi thế độc đáo lớn nhất của việc sử dụng QuickBooks Payments là các khoản thanh toán và phí được tự động nhập cho bạn trong QuickBooks Online. Việc kế toán của bạn coi như đã hoàn tất!

Trả lương (Payroll)

QuickBooks không chỉ trang bị cho các chủ doanh nghiệp nhỏ các công cụ để xử lý thanh toán của khách hàng. Nó còn cho phép họ trả lương cho nhân viên với nhiều tính năng bảng lương.

Khi bạn đã chọn cấp độ đăng ký QuickBooks Online dựa trên nhu cầu của mình, hãy chọn dịch vụ trả lương phù hợp (có tính thêm phí).⁹ Điều này giúp bạn có thêm thời gian để tập trung năng lượng vào việc điều hành công việc kinh doanh hàng ngày.

Hơn nữa, bạn cũng có thể để phần mềm lo liệu hoàn toàn các khoản thuế tiền lương của mình. Việc giao phó cho phần mềm sẽ giảm bớt căng thẳng liên quan đến thuế vì nó sẽ tính toán, nộp hồ sơ và nộp thuế.

Bạn thậm chí có thể khuyến khích đội ngũ của mình thông qua phần mềm bằng cách quản lý nhân sự và phúc lợi nhân viên ngay trong tài khoản.¹⁰

Tài khoản đa tiền tệ

Nếu bạn là chủ doanh nghiệp nhỏ với tham vọng vươn ra toàn cầu, bạn có thể cần hỗ trợ với các khoản thanh toán quốc tế.

Tính năng QuickBooks Multicurrency (Đa tiền tệ) giúp bạn theo dõi các giao dịch bằng các loại tiền tệ khác nhau.

Tính năng đa tiền tệ có sẵn trong các phiên bản QuickBooks Online sau:¹¹

• QuickBooks Essentials
• QuickBooks Plus
• QuickBooks Advanced

Bạn có thể có khách hàng và nhà cung cấp mà bạn giao dịch bằng loại tiền tệ khác với tiền tệ mặc định ("tiền tệ chính") của quốc gia bạn. Với QuickBooks, bạn có thể thiết lập hồ sơ cho họ theo từng loại tiền tệ.

Phần mềm cũng sẽ cập nhật cho bạn về bất kỳ khoản lãi hoặc lỗ tỷ giá hối đoái nào mà bạn có thể gặp phải.

Tuy nhiên, có một lưu ý là QuickBooks sử dụng tỷ giá hối đoái của IHS Markit.¹² Nhưng ngân hàng của bạn có thể tính một mức tỷ giá khác để thu thêm lợi nhuận. Phí giao dịch nước ngoài có thể được tính thêm vào đó. Do vậy, các con số bạn nhận được có thể không khớp cho đến khi bạn tính thêm các khoản phí phụ trội.

QuickBooks có dễ học không?

QuickBooks khá trực quan; đó là lý do tại sao công ty có tên là Intuit (viết tắt của intuitive - trực quan)! Nhưng nó hoạt động khác với các gói phần mềm kế toán khác.

Do đó, một số kế toán viên truyền thống ban đầu thấy nó phức tạp, bởi vì nó không "hoạt động" theo cách ghi chép sổ cái thủ công ngày xưa.

Sẽ cần một quá trình để làm quen và thành thạo nó, cũng giống như các lựa chọn phần mềm kế toán khác.

Tuy nhiên, phần mềm này đã tồn tại từ năm 1983, vì vậy họ đã tích lũy được lượng lớn kinh nghiệm người dùng và phản hồi qua nhiều năm.¹³

Có rất nhiều tài nguyên và bài viết kiến thức trên trang web QuickBooks, với nhiều câu hỏi đáp và hướng dẫn giải đáp thắc mắc về phần mềm.¹⁴

Với hàng trăm ngàn bài viết, rất có khả năng bất kỳ câu hỏi nào bạn có về QuickBooks đều đã được giải đáp.

Nếu không, bạn có thể hỏi cộng đồng QuickBooks, nơi bạn có thể tìm thấy hơn một triệu thành viên sẵn sàng trả lời câu hỏi của bạn.

Giá cả của QuickBooks

QuickBooks Online cung cấp nhiều gói giá khác nhau cho các nhu cầu kinh doanh khác nhau.

Đối với freelancer, gói 'self-employed' (tự kinh doanh) bao gồm mọi thứ từ khấu trừ thuế đến các báo cáo cơ bản. Ngoài ra còn có hai gói khác bao gồm các dịch vụ thuế khác nhau.

Đối với chủ doanh nghiệp nhỏ, có bốn gói giá QuickBooks cho doanh nghiệp nhỏ khác nhau.¹⁵

Người dùng thường có thể tận dụng mức giá khuyến mãi trong thời gian giới hạn. Cũng có tùy chọn dùng thử miễn phí 30 ngày để bạn trải nghiệm trước khi mua.

Điều quan trọng cần lưu ý là nếu bạn chọn dùng thử miễn phí, bạn sẽ mất quyền hưởng giá khuyến mãi. Trong trường hợp này, bạn sẽ phải chọn giữa khuyến mãi hoặc dùng thử miễn phí.

⚠️ Giá hiển thị ở đây là giá đăng ký đầy đủ. Những mức giá này có thể thay đổi, vì vậy vui lòng kiểm tra trang web của QuickBooks để biết bất kỳ chương trình khuyến mãi nào.

Giá cho doanh nghiệp nhỏ

Giá cho cá nhân tự kinh doanh (Self-employed)

Trả lương (Payroll)

Sau khi chọn gói doanh nghiệp, bạn cũng có thể tùy chọn thêm gói trả lương. Có ba gói khác nhau để lựa chọn. Các gói này cũng tính phí đăng ký hàng tháng.

Tôi có thể dùng QuickBooks miễn phí không?

Có và không.

Bạn có thể nhận được bản dùng thử miễn phí 30 ngày để sử dụng phần mềm (nếu làm vậy, bạn sẽ không nhận được mức giá khuyến mãi trong thời gian giới hạn dành cho người dùng mới). Sau khi hết hạn, bạn sẽ không còn quyền truy cập vào thông tin nữa, trừ khi bạn trả tiền đăng ký.

Nếu bạn định dùng thử phần mềm miễn phí và thấy thích, bạn cần bắt đầu một trong các gói trả phí để giữ dữ liệu của mình.

Để tiếp tục sử dụng QuickBooks sau khi dùng thử, bạn sẽ cần cung cấp thông tin thẻ tín dụng để ủy quyền. Một khoản phí hàng tháng sẽ được áp dụng tùy theo gói bạn chọn.

Bản dùng thử miễn phí 30 ngày chỉ dành cho khách hàng mới của QuickBooks và không thể kết hợp với các ưu đãi khác.¹⁸

Nguồn:

1. QuickBooks And Intuit Statistics Every Accountant Should Know
2. Lighter Capital Announces New $15 Million Fund to Help Developers Grow Apps Designed for Intuit QuickBooks Platform
3. QuickBooks® Online Pricing & Free Trial
4. QuickBooks Desktop for Mac 2021 Accounting Software
5. QuickBooks Desktop Pro 2021 Accounting Software
6. About Multicurrency
7. Accept Credit Card Payments | Process Credit Cards for Small Businesses
8. Square Invoices Fees
9. QuickBooks® Online Pricing & Free Trial
10. Online Payroll Services for Small Businesses
11. About Multicurrency
12. Learn about exchange rates in QuickBooks Online
13. Intuit history
14. QuickBooks Learn and Support US
15. QuickBooks® Online Pricing & Free Trial | Official Site
16. QuickBooks Self-Employed | Save More with QuickBooks + TurboTax
17. QuickBooks® Online Pricing & Free Trial | Official Site
18. QuickBooks® Online Pricing & Free Trial | Official Site