Die besten Kassensysteme/EC-Kartenlesegeräte in Österreich im Vergleich (RKSV-konform)

Du stehst vor der Herausforderung, das richtige Kassensystem für dein Unternehmen in Österreich zu finden? Die gute Nachricht vorweg: Du bist nicht allein mit dieser Aufgabe. Die weniger gute: Die Auswahl ist tatsächlich überwältigend groß. Zwischen gesetzlichen Vorgaben, technischen Anforderungen und den Bedürfnissen deines Betriebs kann die Entscheidung schnell zur Wissenschaft werden.

Dieser Artikel erklärt dir, was du wissen musst, vergleicht die Top 3 Systeme, die in Österreich RKSV-konform sind, und stellt dir zusätzlich die ideale Finanzlösung für moderne und internationale Unternehmen vor.

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Wann braucht man eine Registrierkasse in Österreich?

Bevor du dich in die Welt der Features und Zusatzfunktionen stürzt, lass uns kurz klären, warum ein POS-Kassensystem für dein Unternehmen notwendig sein könnte. Wenn du einen Jahresumsatz von mindestens 15.000 EUR und Barumsätze von mehr als 7.500 EUR hast, bist du verpflichtet, ein elektronisches Aufzeichnungssystem – also eine Registrierkasse – zu verwenden.¹

In Österreich gelten seit 2017 zudem strenge Vorschriften für Kassensysteme – die sogenannte Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV).

Was ein Kassensystem in Österreich können MUSS

Die Registrierkasse in Österreich muss folgende Kernelemente erfüllen, um RKSV-konform zu sein:

1. Zunächst braucht dein Kassensystem eine Signaturerstellungseinheit. Damit wird jede einzelne Transaktion mit einer elektronischen Unterschrift versehen. Diese Signatur macht Manipulationen praktisch unmöglich – ein cleverer Schachzug gegen Steuerbetrug.
2. Das Datenerfassungsprotokoll dokumentiert lückenlos alle Geschäftsvorgänge – so musst du dir bei einer Betriebsprüfung keine Sorgen machen. Jede Transaktion wird unveränderlich gespeichert und kann Jahre später noch nachvollzogen werden.
3. Die Belegausgabepflicht ist dir sicher bekannt: Jeder Kunde erhält einen Beleg – das Gesetz kennt hier keine Ausnahmen. Auch wenn der Kunde keinen Beleg will, muss die Transaktion dokumentiert werden. Jeder neue Beleg enthält eine Referenz zum vorherigen, damit fürs Finanzamt alles lückenlos nachvollziehbar ist.

Aber wie entscheidest du dich nun für das richtige System? Frag dich zunächst:

• Welche Funktionen sind für deinen Betrieb wirklich entscheidend? Ein Café hat andere Anforderungen als ein Modegeschäft. Deine Branche bestimmt maßgeblich, welche Features du brauchst.
• Wie groß ist dein Lager und wie oft führst du Inventuren durch? Ein umfangreiches Warenwirtschaftssystem macht nur Sinn, wenn du auch entsprechenden Warenfluss hast.
• Brauchst du mobile Kassenlösungen für Märkte und Events oder reicht ein stationäres System im Laden?
• Welche Integrationen mit Buchhaltung, Online-Shop oder Kundenbindungsprogrammen sind für dich sinnvoll?

Diese Fragen bilden das Fundament deiner Entscheidung.

Was sind die Vorteile der Registrierkasse in Österreich?

Ein POS System, das RKSV konform ist, bringt dir weit mehr als nur Gesetzeskonformität. Die automatisierte Buchhaltung spart dir Stunden an Arbeit und bietet dir eine Echtzeit-Übersicht über deine Umsätze, sodass du schnell Geschäftsentscheidungen treffen kannst. Du siehst sofort, welche Produkte laufen und wo Ladenhüter das Lager verstopfen. Die integrierte Kundenverwaltung hilft dir, Stammkunden zu identifizieren und gezielt zu betreuen. Viele Kassensysteme bieten übrigens auch die Möglichkeit, Rabatte einzupflegen, eigene Gutscheine zu erstellen und mehr.

Die besten Kassensysteme in Österreich im direkten Vergleich

Kassensysteme gibt es in Österreich tatsächlich wie Sand am Meer – da fällt die Entscheidung nicht leicht. Natürlich belastet ein Kassensystem die Kosten für Kleinunternehmen, dennoch solltest du hier nicht an der falschen Stelle sparen. Es muss nicht die beste Registrierkasse sein, aber sie sollte alle Funktionen, die dir wichtig sind, mitbringen und RKSV-konform sein.

Jedes Kassensystem hat seine eigenen Stärken und passt zu unterschiedlichen Betriebstypen:

1. ready2order: Der Allrounder für Handel und Gastronomie

ready2order hat sich in Österreich einen Namen als zuverlässige Software für Handel und Gastronomie gemacht – und das made in Austria! Die Einrichtung ist erfrischend unkompliziert, sodass selbst technisch weniger versierte NutzerInnen schnell zurechtkommen. Die Anbindung an Bondrucker, Kartenlesegeräte und die klassische Bargeld-Kassenlade funktioniert reibungslos.

Was ready2order besonders auszeichnet, ist der professionelle Support mit echter Einrichtungshilfe. Du wirst nicht allein gelassen mit einem Manual und viel Glück. Die Umsatzdaten hast du jederzeit im Blick, egal ob du im Geschäft oder zu Hause bist. Besonders praktisch: Bestehende Produkte und Artikel lassen sich problemlos importieren – kein mühsames Neuanlegen deines gesamten Sortiments.

Eine kostenlose Testversion ermöglicht es dir, das System ausgiebig zu prüfen, bevor du dich festlegst. Die Preisgestaltung ist flexibel: Du kannst zwischen einem Kassensystemabo und einem speziellen Gastropaket wählen, jeweils mit verschiedenen optionalen Zusatzpaketen.

1. QuickBon: Der Spezialist für den Einzelhandel

QuickBon positioniert sich als eine der besten Registrierkassen für Shops und überzeugt mit einem durchdachten Funktionsumfang. Das System unterstützt Gutscheinzahlungen und ermöglicht die Definition eigener Produkt- und Rechnungsrabatte – perfekt für Aktionen und Sonderverkäufe.

Die Möglichkeit, dein iPhone oder iPad als finanzkonforme Kasse zu nutzen, ist gerade für neue Unternehmen Gold wert: Du sparst dir die Anschaffung teurer Hardware und hast trotzdem ein professionelles System. Ob stationär im Geschäft oder mobil auf dem Markt – QuickBon funktioniert überall. Sogar ohne externe Stromversorgung und aktive Internetverbindung bleibt das System einsatzbereit.

Die 100% Finanzkonformität gibt dir Sicherheit bei Betriebsprüfungen. Mit 18 Euro im Monat gehört QuickBon zu den günstigsten Lösungen am Markt. Der einzige Wermutstropfen: Das System ist nicht für alle Branchen optimal geeignet und es gibt weniger Support als bei anderen Anbietern. Gastronomen sollten sich eher anderweitig umsehen.

1. LightSpeed: Das Powerpaket für ambitionierte Gastronomen

Mit 165.000 Betrieben in 100 Ländern spielt LightSpeed in der obersten Liga der Kassensysteme. Als ganzheitliche Kassensystem- und Bezahlplattform ohne monatliches Transaktionslimit eignet sich LightSpeed besonders für umsatzstarke Betriebe.

Die Gastronomie-Features sind durchdacht: Von der Tischverwaltung über die Küchenkommunikation bis zur Trinkgeldverwaltung – hier wurde an alles gedacht. Tap to Pay auf dem iPhone macht zusätzliche Kartenlesegeräte überflüssig, trotzdem bleibt das System mit klassischer Hardware kompatibel.

Die Advanced Insights geben dir tiefe Einblicke in dein Geschäft, wodurch du Muster erkennst, die dir sonst verborgen bleiben würden. Die zahlreichen Integrationen für Bestellsoftware, Buchhaltung und Lieferdienste machen LightSpeed zur Schaltzentrale deines Betriebs. Der Preis liegt allerdings deutlich über dem Durchschnitt – Qualität hat eben ihren Preis.

Kassensystem Österreich Vergleich

Wise Business: Die smarte Ergänzung für dein internationales Geschäft

Während dein Kassensystem die lokalen Transaktionen abdeckt, brauchst du für internationale Geschäfte eine andere Lösung – denn die können ganz schön teuer werden, wenn du nicht den richtigen Partner hast. Als moderne Finanzplattform ergänzt Wise Business dein Kassensystem perfekt und öffnet dir die Tür zu 160 Märkten. Mit über 16 Millionen NutzerInnen weltweit versteht Wise die Bedürfnisse international agierender Menschen – profitiere auch du von dieser Expertise und stelle dein Business global auf!

Diese Features von Wise Business machen dein Finanzmanagement effizienter:

• Verwalte mehr als 40 Währungen in einem einzigen Konto
• Erhalte lokale Kontodaten für EUR, USD, GBP und weitere Währungen
• Tausche Geld zum echten Devisenmittelkurs ohne versteckte Aufschläge
• Sende und empfange internationale Zahlungen – mit eigenen Kontodaten sogar kostenlos
• Verwalte Zugriffsrechte und erhalte Debitkarten für Mitarbeitende
• Integriere Wise nahtlos in deine Buchhaltungssoftware
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Und das Beste? Um Kontoführungsgebühren musst du dir bei Wise keine Sorgen machen – es fällt nur eine einmalige Eröffnungsgebühr von 50 EUR an. Probiere Wise noch heute aus!

Fazit & Nächste Schritte

Die Wahl des richtigen Kassensystems ist keine Raketenwissenschaft, dennoch solltest du ein bisschen Zeit in den Vergleich verschiedener Registrierkassen investieren. ready2order überzeugt als vielseitiger Allrounder für Handel und Gastronomie mit exzellentem Support, QuickBon ist eine kostengünstige Lösung für kleine Einzelhändler, die Wert auf Mobilität legen, und LightSpeed empfiehlt sich für ambitionierte Gastronomen, die bereit sind, für ein Premium-System ein bisschen mehr zu zahlen.

Kombiniere dein gewähltes Kassensystem mit Wise Business für internationale Transaktionen und du hast eine unschlagbare Finanzinfrastruktur für dein wachsendes Unternehmen. Eröffne jetzt dein Wise Business Konto und profitiere sofort von günstigeren Auslandszahlungen!

FAQ: Häufig gestellte Fragen

Ab wann benötige ich in Österreich ein elektronisches Kassensystem?

Die Registrierkassenpflicht greift, sobald dein Jahresumsatz je Betrieb 15.000 Euro und deine Barumsätze 7.500 Euro im Jahr überschreiten. Sobald beide Grenzen überschritten sind, hast du vier Monate Zeit, ein konformes System einzurichten.

Was bedeutet die RKSV-Pflicht für mein Kassensystem?

Die RKSV-Pflicht verlangt, dass dein Kassensystem manipulationssicher ist und alle Transaktionen lückenlos dokumentiert. Jeder Beleg wird digital signiert und mit den vorherigen Belegen verkettet. Bei einer Betriebsprüfung musst du alle Daten vollständig und unverändert vorlegen können – und genau dabei hilft dir das Kassensystem.

Welche Kosten muss ich für ein Kassensystem in Österreich einplanen?

Einfache Systeme starten bei etwa 18 EUR monatlich, professionelle Lösungen können 100 EUR und mehr kosten. Dazu kommen eventuell Hardwarekosten, Einrichtungsgebühren und Kosten für Zusatzmodule.

Wie kann Wise Business meine internationalen Geschäfte im Zusammenhang mit dem Kassensystem optimieren?

Während dein Kassensystem die lokalen Transaktionen in Euro abwickelt, übernimmt Wise Business die internationale Komponente. Du kannst Zahlungen von ausländischen KundInnen direkt in deren Währung empfangen und sparst Fremdwährungs- oder Empfangsgebühren. Die Integration in deine Buchhaltung sorgt dafür, dass alle Transaktionen – lokale aus dem Kassensystem und internationale über Wise – sauber zusammengeführt werden. So behältst du den kompletten Überblick über deine Finanzen.

Ist Wise Business ein Kassensystem?

Nein, Wise Business ist kein Kassensystem, sondern eine Finanzplattform für internationale Geschäftstransaktionen. Wise Business ergänzt dein RKSV-konformes Kassensystem perfekt, ersetzt es aber nicht. Denk an Wise Business als deinen Spezialisten für grenzüberschreitende Zahlungen, während dein Kassensystem sich um den lokalen Zahlungsverkehr und die gesetzlichen Anforderungen in Österreich kümmert.

Quellen:
¹ Registrierkassenpflicht in Österreich, WKO, Oktober 2025
² Preise, ready2order, Oktober 2025
³ Bestandteile und Preise, QuickBon, Oktober 2025
⁴ Preise, LightSpeed, Oktober 2025