Cómo enviar una factura: Guía completa y consejos

Las facturas son una parte esencial de las operaciones comerciales. Una factura confirma los detalles de los bienes y servicios suministrados a un cliente y establece una obligación de pago.

Las facturas son fundamentales para la gestión financiera de las empresas, ya sea para la declaración de impuestos, la contabilidad, la gestión del inventario (si una empresa se basa en bienes) o el seguimiento de las horas facturadas por servicios profesionales.

En este artículo explicamos cómo enviar una factura. También descubrirás algunos aspectos importantes a tener en cuenta si deseas recibir tus pagos a tiempo.

Ahorra tiempo con el generador de facturas sin costo de Wise

Contenido dirigido para personas residentes en los Estados Unidos. Consulta los Términos de uso de tu región o visita Tarifas y precios de Wise para obtener la información más actualizada sobre precios y comisiones..

¿Cómo enviar un invoice?

Es recomendable preparar las facturas utilizando una plantilla de factura profesional. Usar una plantilla garantizará que se incluyan todos los detalles clave.

Mantener una buena comunicación con los clientes es vital, y esto empieza por asegurar que todos los bienes, servicios, precios y métodos de pago preferidos se hayan acordado antes de comenzar cualquier trabajo. Antes de enviar una factura, debes asegurarte de que los bienes o servicios se hayan suministrado en su totalidad.

Una vez preparada, ¿cómo se envía una factura?

Existen tres formas principales de enviar una factura:

• Enviar una factura por correo postal. En su día el principal método de facturación. El correo postal sigue siendo popular entre algunas empresas que no utilizan el correo electrónico. Claro que esto tiene las desventajas habituales de los servicios postales. La entrega puede ser lenta y sin confirmar, y las direcciones pueden cambiar.

• Enviar facturas por correo electrónico. Las facturas se entregan mucho más rápido de esta manera y pueden ser más fáciles de enviar a la persona o departamento correcto. Siempre que la empresa que la recibe gestione bien el correo electrónico, no debería perderse.

• Utilizar un software de facturación. Un software de facturación puede ayudar a eliminar la molestia de buscar facturas. La mayoría de las soluciones de facturación incluyen un enlace de pago, lo que significa que sus clientes pueden pagar al instante. Permitir el pago inmediato de esta manera puede agilizar la liquidación de facturas.

¿Cómo se debe enviar una factura?

Hoy en día, el correo electrónico y el software de facturación son los métodos más populares para enviar facturas. Enviar facturas digitales es más rentable y más ecológico. Además, las facturas digitales son más rápidas y seguras que las facturas en papel.

Un estudio de 2019 sobre facturación electrónica mostró que la mayoría de los clientes ahora prefieren recibir facturas en línea.¹ Esta tendencia sigue en aumento. Se espera que el mercado global de la facturación electrónica crezca más del 16% anual hasta 2027.²

Un estudio de EY ha demostrado que la reducción de costes es la principal ventaja. Más de la mitad de las empresas la citaron como la principal ventaja de las facturas digitales. El costo total de las facturas digitales es inferior a la mitad.

El envío de facturas digitales también ofrece la posibilidad de realizar pagos más rápidos, ya que se pueden enviar al instante.

Puedes usar el generador de facturas sin costo de Wise para crear facturas electrónicas profesionales.

En algunos casos, también puedes incluir un enlace de pago directo para que los clientes realicen el pago con un mínimo esfuerzo. Por ejemplo, si usas QuickBooks, puedes agregar los datos de tu cuenta Wise Business directamente a tu factura.

Wise es un proveedor de Servicios de Transmisión de Dinero (MSB) y una alternativa inteligente a los bancos. La cuenta Wise Empresas está diseñada pensando en los negocios internacionales. Puedes obtener información de cuenta en 9 divisas principales por una comisión única. Después, puedes agregar los datos de tu cuenta a la factura para recibir pagos internacionales como si fueras un cliente local.

Los clientes pueden pagar en línea en su moneda local sin tener que calcular las comisiones de conversión. Esto simplifica el pago de facturas internacionales.

¿Cómo envíar una factura por correo electrónico?

Debes enviar las facturas como archivos adjuntos a un correo electrónico, no en el cuerpo del mismo. Si las envía como archivo adjunto, al cliente le resultará más fácil guardar, imprimir o descargar la factura. Además, es más fácil subir un archivo adjunto a un software de facturación.

Se recomienda crear una factura no editable, como en formato PDF. Si la factura se puede editar (en el cuerpo del correo electrónico o como documento de Word, por ejemplo), el destinatario podría modificarla.

El archivo adjunto de la factura debe ir acompañado de un correo electrónico breve. Como en toda comunicación relacionada con las facturas, es mejor que sea informativa y cortés. Incluye la información más importante, como el nombre de la empresa, la fecha de vencimiento, el importe y cualquier número de orden de compra relacionada.

Usar una buena plantilla de factura puede ser útil con clientes internacionales. Debes explicar adecuadamente las condiciones de pago, los plazos, los métodos de pago y las divisas preferidas.

¿Cuándo enviar una factura?

El momento de enviar facturas es una decisión empresarial. Normalmente, se acuerda la fecha de facturación y el calendario de pagos con los clientes antes de suministrar los bienes o servicios.

Al suministrar bienes, se suele facturar en cuanto el cliente recibe los artículos. Para la prestación de servicios, puedes optar por facturar una vez finalizado el proyecto o al alcanzar ciertos entregables.

Las empresas que operan con suscripciones suelen enviar facturas recurrentes (https://payout-surge.live/us/blog/recurring-invoice) a intervalos acordados. Por ejemplo, una suscripción a una herramienta de contabilidad en línea podría enviar la factura mensualmente al cliente.

Consejos para enviar tu factura y cobrar a tiempo

Las empresas quieren que sus facturas se paguen lo antes posible. Esperar puede afectar el flujo de caja del negocio. Reclamar facturas lleva mucho tiempo, así que ¿qué se puede hacer para agilizar un pago?

Algunas maneras de agilizar el pago de facturas incluyen:

• Incluir información clave en el asunto del correo electrónico, como el nombre de la empresa y el número de factura. Esto ayudará al cliente a comprender el contenido y la importancia del correo electrónico. También puedes consultar con los clientes cuáles son sus preferencias para el asunto.

• Contacta con el cliente después de enviar la factura. Esto es especialmente importante con los nuevos clientes. Puedes comprobar que la persona correcta la haya recibido y que los datos sean los esperados.

• Considera usar un software de facturación, como QuickBooks, para enviar y gestionar facturas. Este software también puede usarse para enviar recordatorios de pago automáticos. Estas funciones pueden ayudar a liberar tiempo valioso de administración para que se concentre en otras tareas importantes.

• Ofrezca varias opciones de pago y facilite al máximo el pago. Si utilizas facturación en línea, incluye un enlace para pago instantáneo. Con clientes internacionales, añadir la opción de pagar en moneda local puede agilizar el proceso.

Recibe el pago de facturas internacionales con Wise Empresas

Ahora que sabes cómo enviar una factura, querrás asegurarte de que tus facturas se paguen a tiempo.

La facturación a clientes internacionales presenta un nivel adicional de complejidad debido a las diferentes monedas y los posibles retrasos en los pagos. Wise Business puede ayudarte con esto.

Wise es seguro y lo utilizan más de 300.000 empresas de todos los tamaños cada trimestre.

Permitir pagos en moneda local es una excelente manera de agilizar y simplificar los pagos. Wise Empresas te permite tener datos de cuentas locales, como un número de cuenta y un código de sucursal del Reino Unido, Nueva Zelanda y más incluso si resides en los Estados Unidos.

No necesitas abrir varias cuentas internacionales costosas. Todas tus divisas se guardan en una sola cuenta fácil de administrar.

También puedes pagar facturas a/o proveedores en el extranjero con comisiones bajas y transparentes.

Abre una cuenta Wise Empresas:
Fácil de abrir, fácil de usar

Todas las fuentes fueron consultadas en febrero de 2026.