EIN als Ausländer beantragen: Der vollständige Leitfaden zur US-Steuernummer für Schweizer

Wenn du als ausländischer Staatsangehöriger, etwa als Schweizer, ein Unternehmen in den USA eine Firma gründen, Mitarbeitende einstellen oder irgendeine Art von Geschäftstätigkeit in den Vereinigten Staaten ausüben möchtest, brauchst du eine sogenannte Employer Identification Number (EIN) – ausgestellt vom Internal Revenue Service (IRS), der US-amerikanischen Bundessteuerbehörde. Die EIN ist die Nummer, mit der der IRS die Steuerverbindlichkeiten deines Unternehmens verfolgt. Ohne sie kannst du kein US-amerikanisches Geschäftskonto eröffnen, keine Steuererklärungen einreichen oder die Lohnbuchhaltung abwickeln.

Dieser Leitfaden erklärt, was eine EIN ist, wer sie beantragen kann, wie du das auch von ausserhalb der USA machen kannst – und was danach zu tun ist.

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Was ist eine EIN?

Eine EIN ist eine neunstellige Nummer (Format: XX-XXXXXXX), die der US-amerikanische IRS (Internal Revenue Service) Unternehmen für Steuermeldezwecke zuweist. Stell sie dir wie eine Sozialversicherungsnummer vor – aber für dein Unternehmen. Sie identifiziert deine Gesellschaft in allen Angelegenheiten mit dem IRS und wird auch für die Eröffnung von Bankkonten, die Beantragung von Lizenzen und die Lohnbuchhaltung verwendet.¹

Ein wichtiger Unterschied: Eine EIN ist ausschliesslich für Unternehmen und juristische Personen gedacht. Sie ist keine persönliche Steueridentifikationsnummer und sollte nicht anstelle einer Social Security Number (SSN) oder einer Individual Taxpayer Identification Number (ITIN) verwendet werden.

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EIN vs. SSN vs. ITIN: Was ist der Unterschied?

Wer in den USA Geschäfte macht, begegnet oft drei verschiedenen Arten von Steueridentifikationsnummern. Hier ein Überblick:

Wenn du als ausländische Person ein Unternehmen in den USA gründest, brauchst du möglicherweise sowohl eine EIN für dein Unternehmen als auch eine ITIN für deine persönlichen Steuerverbindlichkeiten. Beide dienen unterschiedlichen Zwecken und werden separat beantragt.

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Warum brauchen Ausländer eine EIN?

Ausländische Staatsangehörige und Unternehmer können aus verschiedenen Gründen eine EIN benötigen, wenn sie mit US-amerikanischen Firmen interagieren oder Tätigkeiten ausüben, die eine Steueridentifikationsnummer erfordern.

Die häufigsten Gründe sind:

• Steuerkonformität: Ausländische Unternehmen, die in den USA tätig sind, sind gesetzlich verpflichtet, eine EIN für Steuermeldezwecke zu haben.
• Finanzielle Aktivitäten: Die Eröffnung eines US-amerikanischen Geschäftskontos, der Aufbau von Unternehmenskredit und die Beantragung von Geschäftskrediten erfordern in der Regel eine EIN.²
• Mitarbeiterverwaltung: Wenn dein Unternehmen Mitarbeitende in den USA beschäftigt, ist eine EIN notwendig, um Lohnsteuern abzuwickeln und Steuerdokumente wie das Formular W-2 auszustellen.
• Vertragliche Anforderungen: Einige Verträge mit US-amerikanischen Unternehmen erfordern eine EIN, um Quellensteuerabzüge zu verwalten.³
• Geschäftslizenzen: Bestimmte staatliche und lokale Lizenzen können eine EIN voraussetzen (z.B. Schankgenehmigungen oder Baubewilligungen).⁴

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Wer kommt als Ausländer für eine EIN in Frage?

Ausländische Einzelpersonen und Unternehmen können eine EIN beantragen, wenn sie Geschäftstätigkeiten ausüben, die eine Einhaltung der US-amerikanischen Steuerpflichten erfordern. Die wichtigsten Szenarien sind:

• Nicht ansässige ausländische Einzelperson: Du bist kein US-Bürger oder Inhaber einer Green Card, betreibst aber Geschäfte in den USA, die eine Steuerpflicht begründen.
• Ausländische Kapitalgesellschaft: Unternehmen mit Sitz ausserhalb der USA, die dort tätig sind.
• Ausländische Personengesellschaft: Personengesellschaften, die in den USA Geschäfte betreiben.
• Nicht-US-amerikanischer Trust oder Nachlass: Nicht-US-Bürger mit einem Trust oder Nachlass in den USA, der Einkommen generiert.
• LLC im Alleinbesitz einer ausländischen Person: LLCs, die von nicht-US-amerikanischen Personen oder Unternehmen gehalten werden.
• Keogh-Plan: Ein steuerbegünstigter Pensionsplan für Selbstständige oder nicht eingetragene Unternehmen.⁶

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Wer kann keine EIN erhalten?

Nicht jeder ist antragsberechtigt. Der IRS hat klare Einschränkungen:

• Nominees (Strohleute) dürfen keinen Antrag stellen. Der IRS verlangt, dass die tatsächlich verantwortliche Person – also diejenige, die die Kontrolle über die Gesellschaft und ihr Vermögen hat – den Antrag stellt. Ein Nominee, der den Antrag stellt, gefährdet die Informationen und den Datenschutz der Gesellschaft.
• Nur eine EIN pro verantwortlicher Person pro Tag. Der IRS begrenzt die Ausstellung auf eine EIN pro verantwortlicher Person pro Tag – egal ob du online, telefonisch, per Fax oder per Post beantragst.
• Noch nicht rechtsgültig gegründete Gesellschaften. Wenn du eine LLC, Kapitalgesellschaft oder Personengesellschaft gründest, solltest du diese zuerst in deinem US-Bundesstaat registrieren, bevor du eine EIN beantragst. Der IRS erwartet, dass die Gesellschaft zum Zeitpunkt der Antragstellung rechtlich existiert.

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Wie beantragst du als Ausländer eine EIN?

Der Prozess, um als Schweizer eine EIN-Nummer zu beantragen, ist grundsätzlich unkompliziert, aber deine Optionen hängen davon ab, ob du bereits eine Social Security Number (SSN) oder eine ITIN hast.⁵

Kann ich als Ausländer online eine EIN beantragen?

Das Online-Antragsverfahren des IRS steht nur Antragstellenden offen, die beide der folgenden Bedingungen erfüllen:

• Dein Hauptgeschäftssitz, Büro oder dein rechtlicher Wohnsitz befindet sich in den USA oder einem US-Territorium.
• Die verantwortliche Person verfügt über eine gültige SSN, ITIN oder eine bereits bestehende EIN.

Wenn du diese Bedingungen nicht erfüllst – was bei den meisten Ausländern ohne SSN oder ITIN der Fall ist – musst du die EIN-Nummer stattdessen per Telefon, Fax oder Post beantragen.

Welche Informationen brauchst du?

Bevor du mit dem Antrag beginnst, solltest du Folgendes bereithalten:

• Dein vollständiger Name und deine Adresse (kann eine ausländische Adresse sein)
• Der rechtliche Name und die Adresse deines Unternehmens
• Deine Unternehmensform (Kapitalgesellschaft, LLC, Personengesellschaft usw.)
• Name und Identifikationsdaten der verantwortlichen Person
• Deine wichtigste Geschäftstätigkeit
• Der Grund für die EIN-Beantragung
• Voraussichtliche Anzahl Mitarbeitender in den nächsten 12 Monaten

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Antragstellung

So gehst du als ausländische Gesellschaft bei der EIN-Beantragung vor:

1. Bereite alle Unterlagen vor. Bevor du loslegst, prüfe, ob du alles beisammen hast:

   • Deinen vollständigen Namen und deine Adresse
   • Den rechtlichen Namen und die Adresse deines Unternehmens
   • Deine Steueridentifikationsnummer (falls vorhanden)

2. Fülle das Formular SS-4 aus. Du musst das IRS-Formular SS-4 vollständig ausfüllen. Sei sorgfältig dabei – Fehler können zu Verzögerungen führen.

3. Wähle deine Einreichungsmethode. Als internationale Antragstellerin oder internationaler Antragsteller hast du drei Möglichkeiten:

Hinweis: Wenn du bereits über eine ITIN oder eine bestehende EIN verfügst, kannst du die EIN auch online beantragen. Pro verantwortlicher Person ist maximal eine EIN pro Tag möglich. Eine umfassende Übersicht aller Antragsmethoden findest du direkt beim IRS.

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Häufige Stolpersteine – und wie du sie vermeidest

Sprachbarrieren

Das Formular SS-4 enthält technische Fachbegriffe, die für Nicht-Englischsprachige schwer verständlich sein können. Es lohnt sich, eine Steuerfachperson oder einen Anwalt hinzuzuziehen, der mit dem Verfahren vertraut ist. Übersetzungstools können helfen, aber lass das ausgefüllte Formular unbedingt von jemandem mit soliden Englischkenntnissen gegenlesen, bevor du es einreichst.

Fehler im Antrag

Ist das Formular SS-4 unvollständig oder unleserlich, kann der IRS es ablehnen – und der Ablehnungsbescheid kann Wochen auf sich warten lassen. Überprüfe deshalb jedes Feld sorgfältig vor der Einreichung. Besonders wichtig: Firmenname, Angaben zur verantwortlichen Person und Postadresse.

Erreichbarkeit sicherstellen

Der IRS könnte während des Antragsprozesses Rückfragen haben. Gib daher vollständige und korrekte Kontaktdaten an – inklusive einer erreichbaren Telefonnummer und E-Mail-Adresse – und halte regelmässig Ausschau nach Korrespondenz.

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Deine EIN nutzen

Steuerberichterstattung in den USA

Deine EIN ist die zentrale Kennnummer für alle steuerlichen Meldungen. Ausländische US-Unternehmen verwenden sie für jährliche Steuererklärungen – Formular 1120 für Kapitalgesellschaften, Formular 1065 für Personengesellschaften – sowie für Lohnsteuermeldungen und, wo zutreffend, Verbrauchsteuererklärungen.

Banking und Finanztransaktionen

Mit einer EIN wird die Verwaltung deiner US-Finanzen deutlich einfacher. Du kannst damit ein US-amerikanisches Geschäftskonto eröffnen und wichtige Transaktionen abwickeln – etwa Zahlungen von Kunden entgegennehmen oder Lieferanten bezahlen. Das erleichtert nicht nur deinen Finanzalltag, sondern stärkt auch die Glaubwürdigkeit deines Unternehmens in den USA.

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Steuerpflichten nach Erhalt der EIN

Sobald du eine EIN hast und in den USA tätig bist, können verschiedene Steuerpflichten auf dich zukommen. Diese variieren je nach Unternehmensform und Geschäftstätigkeit – die Zusammenarbeit mit einer qualifizierten Steuerfachperson ist daher sehr empfehlenswert.

• Einkommensteuererklärungen: Unternehmen müssen jährliche Steuererklärungen einreichen. Welches Formular du brauchst, hängt von deiner Unternehmensform ab (Formular 1120 für Kapitalgesellschaften, Formular 1065 für Personengesellschaften, Schedule C mit Formular 1040 für Einzelunternehmer).

• Lohnsteuern: Wenn du Mitarbeitende in den USA beschäftigst, musst du die Bundeseinkommensteuer sowie Sozialversicherungs- und Medicare-Beiträge vom Lohn einbehalten – und den Arbeitgeberanteil abführen.

• Geschätzte Quartalssteuern: Wenn dein Unternehmen voraussichtlich 1'000 USD oder mehr an Steuern schuldet, musst du möglicherweise vierteljährliche Vorauszahlungen leisten.

• Staatliche und lokale Steuern: Je nach Standort deines Unternehmens können staatliche Einkommenssteuer, Umsatzsteuer, Grundsteuer oder andere lokale Abgaben anfallen.

• Meldepflichten: Du musst Formulare W-2 an Mitarbeitende und Formulare 1099 an selbstständige Auftragnehmer ausstellen, die im Laufe des Jahres 600 USD oder mehr erhalten haben.

  🇨🇭 Hinweis für Schweizer Unternehmen: Das Doppelbesteuerungsabkommen (DBA) zwischen der Schweiz und den USA ist hier besonders relevant – es kann sich direkt auf deine US-Steuerpflichten auswirken. Informationen dazu findest du bei der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV) oder beim Staatssekretariat für internationale Finanzfragen (SIF).

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Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Kann eine ausländische Person ohne Social Security Number (SSN) eine EIN beantragen?

Ja, das ist problemlos möglich. Beim Ausfüllen des IRS-Formulars SS-4 lässt du das Feld für die SSN einfach leer und gibst stattdessen die übrigen Identifikationsangaben an.

Wie lange dauert es, bis eine EIN für ausländische Gesellschaften ausgestellt wird?

Das hängt von der gewählten Methode ab:

• Telefon: Du erhältst die EIN direkt im Gespräch.
• Fax: Rund 4 Werktage.
• Post: 4 bis 5 Wochen.

Kostet die EIN-Beantragung etwas?

Nein, die Beantragung ist kostenlos. Der IRS erhebt keine Gebühren – egal ob du aus den USA oder dem Ausland antragstellst.

Welche Dokumente brauche ich als Ausländer für den EIN-Antrag?

Du brauchst das ausgefüllte Formular SS-4, die Gründungsdokumente deiner Gesellschaft (z.B. Articles of Organization) sowie eine ausländische oder US-amerikanische Postadresse. In der Regel sind keine weiteren Ausweisdokumente erforderlich.³

Können ausländische Einzelunternehmer eine EIN erhalten?

Ja, ausländische Einzelunternehmer können eine EIN nach demselben Verfahren beantragen wie jede andere ausländische Gesellschaft.

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Fazit

Eine EIN ist ein Muss, wenn du als ausländische Person oder Gesellschaft auf dem US-amerikanischen Markt tätig sein möchtest. Sie ist nicht nur für die Steuerpflicht relevant, sondern auch für zentrale Geschäftsaktivitäten wie das Eröffnen eines Bankkontos, die Anstellung von Mitarbeitenden und die Abwicklung von Zahlungen.

Zum Glück ist die EIN-Beantragung aus dem Ausland gut handhabbar. Befolge die beschriebenen Schritte, halte deine Unterlagen bereit – und schon bist du auf dem besten Weg, deine EIN zu erhalten und dein Unternehmen in den USA zu etablieren.

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Quellen (Stand 05.05.2026):

1. IRS – Employer's Tax Guide
2. LLC University – EIN zur Eröffnung eines US-Geschäftskontos
3. IRS – EIN
4. Washington State Beispiel für staatliche EIN-Anforderungen
5. IRS – Online-EIN-Beantragung
6. IRS – Benötigst du eine EIN?