Personio HR Software - Wat is het en wat kost het?

Als je een bedrijf hebt kan je goede HR software gebruiken. We nemen Personio onder de loep en leggen uit wat de voordelen hiervan zijn.

Allereerst is Personio een handige software oplossing voor al je HR vraagstukken, geschikt voor bedrijven met 10 tot 5000 werknemers. Personio kosten zijn zeer flexibel, omdat de software gebaseerd is op jouw specifieke behoeftes en bedrijfsgrootte. Je kunt rekenen op het versimpelen en automatiseren van HR processen zoals werving en selectie. Zo kun je denken aan slimmer recruiten, het delen van waardevolle inzichten van medewerkers en een 24/7 HR helpdesk.

Functies en Modules

Waarom zou Personio handig kunnen zijn voor je bedrijf? Personio kan zorgen voor meer bedrijfsefficiëntie vanwege tijdsbesparing (zoals door automatisering). Een concreet voorbeeld is een 24/7 HR helpdesk of chatbot als een laagdrempelig aanspreekpunt voor vragen van medewerkers (met bijvoorbeeld het doorverwijzen naar de juiste bronnen), waardoor het HR-team kostbare tijd kan besparen.

Geautomatiseerde HR processen: voordelig voor het bedrijf én medewerkers

Gezien de hoeveelheid functies die Personio beschikbaar heeft, waardoor je als bedrijf zowel tijd als kosten bespaart, maakt het de moeite waard om Personio te overwegen. De Personio kosten zijn daardoor relatief laag, gezien de kosten die op lange termijn bespaard kunnen worden door efficiënte automatisering.

Uit onderzoek is gebleken dat er diverse voordelen hangen aan geautomatiseerde HR processen. Deze voordelen zijn niet alleen voor het bedrijf als geheel (zoals kostenbesparing op de lange termijn), maar ook voor de medewerkers zelf. Onderzoeksresultaten tonen aan dat medewerkers automatisering van HR processen positief ervaren, vooral vanwege meer toegang tot informatie binnen de organisatie en meer autonomie op het werk. Gezien de voordelen voor medewerkers, zijn de Personio kosten per medewerker relatief laag. Gezien het feit dat 9 van de 10 Nederlandse werkgevers personeelstekort heeft en het behoud van personeel daardoor extra belangrijk is, kan het toepassen van HR software een positieve bijdrage leveren aan werknemerstevredenheid en daardoor ook het behoud van personeel.

Personeelsbeheer

Personeelsbeheer is een van de belangrijkste aspecten als het gaat om HR. Ook als het gaat om de modules en functies bij de HR software Personio, kan er worden gedacht aan personeelsbeheer. Zo is onboarding een onmisbaar proces in de HR wereld. Personio draagt bij aan het automatiseren van het inwerken van nieuw personeel, zoals het geven van informatie over de bedrijfscultuur, maar bijvoorbeeld ook het op de hoogte stellen van de ICT afdeling om een zakelijk e-mailadres aan te maken. Dit geldt ook voor offboarding: HR processen zijn ook geautomatiseerd, zoals het verwijderen van het zakelijk e-mailadres van een ex-werknemer.

Ook een digitaal personeelsdossier is onmisbaar, waardoor het systeem vanwege Personio een melding geeft als bijvoorbeeld een contract bijna verloopt. Zo worden belangrijke zaken niet zomaar vergeten en kunnen personeelszaken efficiënt worden afgehandeld. Verder is verzuimbeheer ook onderdeel van personeelsbeheer, waarbij er kan worden gedacht aan werknemers die zelf verlofaanvragen kunnen indienen en alle (belangrijke) betrokkenen (zoals managers) kunnen dit gelijk inzien en erop reageren.

Op het gebied van personeelsbeheer kan Personio veel HR processen vergemakkelijken - zonder dat dit ten koste gaat van de kwaliteit. Uiteraard kan ook de aanwezigheidsregistratie worden geautomatiseerd. Een concreet voorbeeld van Personio: overuren die gelijk worden meegerekend en omgezet in een hoger salaris.

Recruitment

Bij het werven en selecteren van nieuw personeel kan er worden gedacht aan vacatures (aangemaakt, beheerd en gepubliceerd op diverse platforms) en kandidatenbeheer (zoals inzage in hoeveel kandidaten er zijn en rapporten over de gemiddelde tijd om kandidaten te werven).

Ontwikkelen en prestaties

Naast nieuw personeel, kan er worden gedacht aan bestaand personeel. Bij ontwikkelen en prestaties gaat het om bestaand personeel, waarbij er kan worden gedacht aan lifelong learning.

Lifelong learning op de werkvloer zorgt ervoor dat werknemers competitief, flexibel en in staat blijven om nieuwe uitdagingen aan te gaan. Wegens technologische vooruitgang, globalisering en snel veranderende (zakelijke) omgevingen, wordt lifelong learning steeds belangrijker.

Bij Personio kun je denken aan bijvoorbeeld een beter overzicht van de cursussen. In het geval van trainingsmanagement, worden cursussen beheerd vanuit een centraal punt, waar ook inschrijvingen en de aanwezigheidsregistratie kunnen worden gedaan. Ook kunnen huidige prestaties worden bijgehouden, waardoor bijvoorbeeld het behalen van doelstellingen kan worden gekoppeld aan bonussen.

Workflow (een aaneenschakeling van bedrijfsprocessen)

Met People Workflow Automation, worden processen geautomatiseerd om bijvoorbeeld teams beter met elkaar te verbinden - zoals Microsoft Teams en Slack. Ook goedkeuringsprocessen, zoals wanneer documenten door meerdere partijen moeten worden goedgekeurd, kan met Personio worden beheerd zodat het niet bestaat uit allerlei losstaande verzoeken. Personio zorgt dus voor een groter, samenhangend geheel - waardoor documenten op een snelle en efficiënte manier kunnen worden verwerkt en er geen onnodige vertraging is. Volgens een persbericht heeft Personio extra financieringskapitaal van maar liefst 200 miljoen dollar ontvangen en wordt het ingezet voor een versnelde ontwikkeling van People Workflow Automation.

Verder kunnen zakelijke taken en herinneringen makkelijk worden aangemaakt (zoals goedkeuring van verlof), sjablonen worden aangemaakt voor snellere communicatie (zoals een nieuwe werknemer inwerken), elektronische handtekeningen worden geplaatst (zo hoeven contracten niet op papier te worden getekend en kan het sneller gaan) en een Personio marktplaats waar tientallen integraties mogelijk zijn (zo kun je makkelijk Google, Slack, Teams en meer vinden, wat ook afhankelijk is van het abonnement). De diverse abonnementen en Personio kosten zullen ook worden toegelicht.

Voor wie is het?

Het HR softwarebedrijf Personio is erop gericht om kleine en middelgrote organisaties te helpen groeien, gericht op bedrijven met 10 tot 5000 werknemers. Afhankelijk van de grootte van je bedrijf en wat de behoeftes zijn, kun je beslissen welk abonnement het beste bij je bedrijf past. Mocht je willen inspelen op toenemende digitalisering, gebruik willen maken van handige automatisering, meer tijd besparen en efficiënter te werk gaan, dan is Personio een ideale optie.

Personio Kosten en Prijzen

Je kunt momenteel kiezen tussen Core en Core Pro, waarbij de tweede optie meer onbeperkte functies aanbiedt. Zo bieden zowel Core als Core Pro bijvoorbeeld de Personio marktplaats, automatiseringen van workflows en afwezigheidsbeheer aan, terwijl documentatie en elektronische handtekeningen bij Core Pro ongelimiteerd is (bij Core is dit beperkt).

Prijsplannen en Kostenstructuur

Wat betreft de exacte prijzen: volgens Personio gaat het niet om de kosten zelf, maar om hoe de kosten zijn gestructureerd. Zo kun je kiezen voor een abonnement, met een maandelijks of jaarlijks bedrag dat je betaalt voor de software inclusief updates - dit is meer geschikt voor bedrijven die flexibiliteit zoeken.

De tweede optie is om te gaan voor een eeuwigdurende licentie, waardoor de software voor onbepaalde tijd kan worden gebruikt. Tot slot kun je ook betalen per gebruik, bijvoorbeeld gebaseerd op het aantal gebruikers of het aantal transacties.

Factoren die kosten beïnvloeden

Het berekenen van Personio kosten is helaas geen hapklare som, aangezien Personio geen exacte prijzen aangeeft maar juist aankaart dat de kosten afhankelijk zijn van diverse factoren, waaronder het aantal medewerkers en of je extra functies kiest. Ook kunnen er mogelijke implementatiekosten en trainingskosten bij betrokken zijn.

Een concreet voorbeeld is het aanmaken van een account waar eenmalige kosten aan verbonden zijn - en ook die kosten zijn weer afhankelijk van de grootte van je bedrijf. Dit zorgt dan ook voor eerlijkere prijzen, aangezien de prijzen worden bijgeschaafd op basis van de zakelijke context.

Vergelijking met concurrenten

Personio biedt een concurrerende prijs-kwaliteitverhouding in vergelijking met andere HR tools. Transparantie is essentieel en er zijn verder geen verborgen kosten: de kosten zullen altijd van tevoren worden aangegeven. Het is niet voor niets een succesvol bedrijf.

Zo heeft Personio, als HR-software bedrijf, veel succes in Europa en is het bedrijf momenteel $8.5 miljard dollar waard; op globaal niveau is Personio daardoor een van de meest waardevolle software start-ups.

Voordelen van investeren in Personio

Personio is de moeite waard om in te investeren vanwege onder andere de financiële voordelen van het automatiseren van HR processen. Het automatiseren van processen, zoals het automatisch sturen van herinneringsmails, scheelt tijd voor de HR en dat is tijd die gebruikt kan worden voor andere belangrijke taken.

Efficiëntie en tijdsbesparing

Volgens onderzoeksresultaten onder 350 klanten in 9 landen, waaronder ook Nederland, is gebleken dat Personio gebruikers aangeven dat de tijd omtrent het navigeren door HR tools om gegevens zoals adres, fiscaal nummer en dergelijke in te voeren en het tijd besteden aan soortgelijke taken met maar liefst 42% is afgenomen. Medewerkers besparen daardoor kostbare tijd die aan andere relevante zaken kunnen worden besteed.

Verbeterde naleving en gegevensbeveiliging

Met HR software kun je gegevens verzamelen via een beveiligde zelfbedieningsportaal voor medewerkers: alles wordt op één locatie opgeslagen, waardoor het risico dat persoonlijke gegevens verspreid raken of in verkeerde handen vallen, kleiner is. Naast efficiëntie en besparing van tijd, is dus ook de data van je medewerkers een stuk veiliger.

Daarbovenop biedt Personio zelf ook een breed scala aan beveiligingsfuncties - waaronder de sterkste encryptie (waardoor gevoelige informatie goed wordt versleuteld) en centrale opslag: zo blijven werknemers- en bedrijfsgegevens veilig.

Integratie van Wise voor internationale betalingen

Als het gaat om HR, kan Wise ook een handje helpen.

Uitdagingen bij internationale HR Processen

Immers, hoge bankkosten en wisselkoersen voor salarisbetalingen in het buitenland kunnen een hinder vormen voor je bedrijf. Ook is het complex om meerdere valuta’s te beheren.

Voordelen van Wise

Mocht je voor Personio maandelijks willen betalen, dan is het ook belangrijk dat dit bedrag afgeschreven wordt van een betrouwbaar account. Mocht je medewerkers hebben die je in een andere munteenheid wilt uitbetalen, dan biedt Wise deze faciliteiten ook aan.

Bij Wise kun je voordelige en transparante kosten voor internationale overschrijvingen verwachten, met realtime wisselkoersen zonder dat je voor onverwachte verrassingen komt te staan. Zonder verborgen kosten en altijd transparant. Je kunt met Wise profiteren van betrouwbare rekeningen in meerdere valuta’s voor eenvoudig beheer van betalingen in diverse markten. Zo kun je HR in het buitenland makkelijk maken terwijl de kosten ook relatief laag zijn.

Open nu een Wise Zakelijke rekening

Hoe kan ik me aanmelden bij Wise?

Je kunt makkelijk een zakelijke rekening openen bij Wise via deze link. Wise is betrouwbaar, transparant en financieel voordelig in internationale betalingstransacties. In het geval van HR, kun je kiezen uit meer dan 70 landen en je personeel in het buitenland, zonder verborgen kosten of wisselkoersopslagen uitbetalen.

Bij traditionele banken heb je vaak te maken met onverwachte, extra kosten die je pas achteraf ziet nadat je een internationale betalingstransactie hebt gemaakt. Echter, bij Wise stellen we transparantie voorop. We maken gebruik van de middenkoers; de koers die voor iedereen zichtbaar is op Google. Ook kunnen we je garanderen dat je altijd van tevoren de kosten zult zien. Dat zorgt ervoor dat niet alleen Personio, maar ook Wise een grote bijdrage levert aan het aanzienlijk verbeteren van HR processen.