Frais de déplacement de l'auto-entrepreneur : Le guide ultime pour les facturer

En tant qu'auto-entrepreneur, vous êtes souvent amené à vous déplacer pour vos clients : une mission de plusieurs jours à l'autre bout de la France, un rendez-vous client, ou même un projet à l'étranger. Ces déplacements engendrent des coûts importants (transport, repas, hébergement), et une question cruciale se pose : comment se faire rembourser ces frais ?

La gestion des frais de déplacement est l'une des plus grandes sources de confusion pour les auto-entrepreneurs, car les règles sont radicalement différentes de celles d'une société classique.

Ce guide ultime est conçu pour vous. Nous allons démystifier la règle de la non-déduction des frais, vous expliquer les deux méthodes légales pour facturer vos dépenses, vous fournir les barèmes officiels pour 2025, et vous donner les clés pour gérer vos frais de déplacement à l'international sans y perdre au change.

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La règle d'or de l'auto-entrepreneur : pas de déduction, que de la refacturation !

C'est le principe le plus important à comprendre, et il est non négociable. Contrairement à une société (SASU, EURL...) qui peut déduire ses charges de son résultat pour réduire son impôt, un auto-entrepreneur est imposé sur la base de son chiffre d'affaires brut encaissé.

Concrètement, cela signifie que vous ne pouvez pas "déduire" vos frais de déplacement de votre chiffre d'affaires. Si vous dépensez 200 € pour un billet de train, vous ne pouvez pas les soustraire de vos revenus imposables.

La seule manière de ne pas payer ces frais de votre poche est de les faire payer par votre client. Ce processus s'appelle la refacturation. Les frais que vous facturez à votre client s'ajoutent à votre chiffre d'affaires et sont donc soumis à cotisations sociales et à l'impôt sur le revenu.

Comment facturer ses frais de déplacement ? Les 2 méthodes expliquées

Il existe deux méthodes pour refacturer vos frais à un client. Le choix doit être validé avec votre client et clairement stipulé dans votre devis.

1. La facturation aux frais réels (la méthode des "débours")

Cette méthode consiste à facturer à votre client le montant exact des dépenses que vous avez engagées pour sa mission.

• Comment ça marche ? Vous payez les frais (hôtel, train...), puis vous les facturez à l'euro près à votre client, en joignant tous les justificatifs.
• Avantage : C'est la méthode la plus juste et la plus transparente.
• Inconvénient : C'est lourd administrativement (il faut conserver et présenter tous les reçus).

💡 Conseil pratique : Pour que les frais refacturés ne soient pas soumis à cotisations, il faut utiliser la procédure stricte des "frais de débours" (mandat écrit de votre client, factures au nom du client...). En pratique, la plupart des auto-entrepreneurs intègrent simplement les frais dans leur propre facture, et ces derniers sont alors ajoutés au chiffre d'affaires.

2. La facturation au forfait

Cette méthode consiste à convenir avec votre client d'un montant forfaitaire pour couvrir vos frais de déplacement.

• Comment ça marche ? Vous estimez vos frais en amont et vous proposez un forfait global dans votre devis (ex: "Forfait déplacement : 350 €").
• Avantage : C'est beaucoup plus simple administrativement.
• Inconvénient : C'est une estimation. Si vous dépensez plus, la différence est à votre charge. Si vous dépensez moins, le surplus est un gain pour vous (mais reste soumis à cotisations).

Calculer et facturer vos frais de déplacement en France

Pour estimer vos forfaits ou justifier vos frais réels, vous pouvez vous baser sur les barèmes officiels de l'administration française.

Les frais de transport : utiliser le barème kilométrique officiel 2025

Si vous utilisez votre véhicule personnel pour un déplacement professionnel, vous pouvez utiliser le barème kilométrique publié chaque année par l'administration fiscale. Il couvre la dépréciation du véhicule, l'assurance, l'entretien et le carburant.

d représente la distance parcourue en kilomètres.

Les frais de repas et d'hébergement : les forfaits URSSAF 2025

Pour les "grands déplacements" (lorsque vous ne pouvez pas rentrer chez vous le soir), vous pouvez utiliser les limites d'exonération de l'URSSAF comme base de calcul pour vos forfaits.

Gérer les frais de déplacement à l'étranger : le défi des devises

Le problème : payer en dollars ou en livres sterling avec une carte française

Lorsque vous êtes en mission à Londres ou à New York, vous payez votre hôtel, vos repas et vos transports en devises (GBP, USD). Si vous utilisez la carte de votre compte français, votre banque applique sur chaque paiement :

• Une commission de transaction hors zone euro (souvent ~2,5%).
• Une marge sur le taux de change, qui est un coût caché.
  Ces frais sont très difficiles à calculer précisément pour les refacturer à votre client.

Comment facturer des frais réels sans perdre d'argent au change ?

La seule solution est d'utiliser un outil qui vous permet de payer dans la devise locale sans frais cachés.

Wise Business : l'outil indispensable pour vos déplacements à l'international

Un compte comme Wise Business est conçu pour l'auto-entrepreneur qui se déplace.

Payer vos dépenses au taux de change réel avec la carte Wise

La carte de paiement Wise Business est une carte de débit multi-devises.

• Fonctionnement : Vous pouvez détenir des dollars, des livres sterling et plus de 40 autres devises sur votre compte. Lorsque vous payez votre hôtel à New York, la carte puise intelligemment dans votre solde en dollars. Vous payez le montant exact, sans commission ni marge de change.
• Avantage pour la refacturation : Le montant que vous avez payé est clair et précis. Vous pouvez le refacturer à votre client à l'euro près, sans perdre d'argent.

Joindre les justificatifs en temps réel pour une facturation sans erreur

L'application Wise vous permet de prendre en photo chaque reçu et de l'attacher directement à la transaction correspondante. À la fin de votre mission, vous pouvez exporter toutes vos dépenses avec les justificatifs pour créer une note de frais parfaite pour votre client.

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FAQ : Frais de déplacement de l'auto-entrepreneur

Dois-je inclure les frais de déplacement refacturés dans mon chiffre d'affaires ?

Oui. Sauf si vous utilisez la procédure stricte des "débours" (avec mandat et factures au nom de votre client), les frais que vous facturez sont considérés comme du chiffre d'affaires et sont soumis aux cotisations sociales et à l'impôt.

Comment gérer la TVA sur les frais de déplacement ?

Si vous êtes redevable de la TVA, la TVA sur les frais que vous refacturez est complexe. En général, si vous facturez un forfait, vous appliquez votre taux de TVA normal. Si vous refacturez des frais réels, les règles varient. Il est indispensable de consulter votre expert-comptable sur ce point.

Puis-je utiliser les Indemnités Kilométriques si j'utilise les transports en commun ?

Non. Le barème des indemnités kilométriques ne s'applique qu'à l'utilisation de votre véhicule personnel. Si vous prenez le train ou l'avion, vous devez refacturer le coût réel de votre billet.

Le barème kilométrique est-il obligatoire pour facturer mes frais ?

Non, c'est une base de calcul reconnue et juste, mais vous pouvez convenir d'un autre tarif avec votre client (par exemple, un forfait kilométrique différent). L'important est que ce soit clairement indiqué dans votre devis.

Mon client peut-il refuser de me rembourser mes frais de déplacement ?

Non, si ces frais étaient clairement stipulés dans le devis que votre client a signé. Le devis est un contrat qui engage les deux parties.

Comment Wise simplifie la gestion des notes de frais en devises ?

En payant avec la carte Wise, chaque dépense apparaît instantanément dans l'application avec le montant exact dans la devise locale et la contre-valeur en euros au taux de change réel. Cela élimine les calculs complexes et vous permet de créer une note de frais précise en quelques clics.

Sources :

Vérifiées pour la dernière fois le 7 octobre 2025.