Les logiciels de gestion des frais professionnels comprennent plusieurs fonctionnalités facilitant l’organisation et la comptabilité des notes de frais. Bien souvent, ces solutions proposent des fonctionnalités qui vont au-delà du simple logiciel de gestion. Leur pertinence dépend toutefois des besoins de votre entreprise.
Grâce au compte business de Wise, un gérant d’entreprise peut consulter les dépenses des membres de son équipe et fixer des limites, geler les paiements, limiter les retraits et gérer à distance l’envoi de cartes de paiement. Il est également en mesure de procéder à la gestion des accès et autorisations de ses salariés. Le gérant de société a aussi la possibilité de télécharger des relevés de compte pour chacune des devises sur une période allant jusqu'à 1 an. En outre, les salariés n’ont plus besoin d’avancer les frais professionnels, ce qui facilite grandement la gestion comptable.
En savoir plus sur le compte Wise pour entreprise
La gestion des notes de frais n’est plus un casse-tête grâce à l’existence d’une dizaine d’App mobiles et d’interfaces web spécialisées dans les_ frais professionnels_.
Mais de quoi s’agit-il ?
Les frais professionnels correspondent aux dépenses des salariés réalisées dans le cadre de leur activité professionnelle. Ces derniers demandent un remboursement des frais engendrés (par exemple à l’issue d’un déplacement professionnel à l’étranger) en transmettant les justificatifs correspondants à l’entreprise pour laquelle ils travaillent.
Les frais professionnels ou notes de frais peuvent être engendrés dans différents contextes.
En fonction du mode d’organisation de l'entreprise et de sa gestion comptable et financière, les frais professionnels sont remboursés sous forme :
L’entreprise n’est pas tenue de justifier ses dépenses.
L’entreprise doit justifier ses dépenses. Mais dans la mesure où il s’agit d’un remboursement au réel, il n’existe aucune limite d'exonération.
Voir le barème des frais professionnels déterminé par l’URSSAF.
Reçu, facture, ticket de caisse… Les justificatifs doivent comprendre plusieurs informations.²
Le choix de votre solution de gestion des frais professionnels va dépendre de vos besoins :
Le compte business Wise permet aux gérants des entreprises de mieux gérer le budget des frais professionnels générés par leurs salariés et de faciliter l’intégration comptable grâce à l’envoi de cartes de paiement.
| Notes de frais | Besoins spécifiques | Prix | |
|---|---|---|---|
| Spendesk³ | - Outil intelligent et intuitif - Suivi simplifié des dépenses des équipes - Flexibilité | Idéal pour un logiciel de gestion d’entreprise global | NC Prix fixe d’accès à la plateforme + frais variables basés sur l’utilisation |
| Onexpense⁴ | - Outil collaboratif pour TPE et PME - Centralisation de l’ensemble des notes de frais des employés - Émission de demandes de remboursement | Idéal pour permettre aux salariés de demander un remboursement | Entre 2,90€ HT et 4,40€ HT par utilisateur et par an Autres tarifs sur demande |
| iZyFrais⁵ | - Archivage et analyses | Idéal pour faciliter la gestion des notes de frais, notamment pour les comptables | NC |
| N2F⁶ | - Web ou app mobile - Indemnités kilométriques avec module Google Maps - Exports PDF / Excel - Multi-devises et multi langues | Idéal pour comptabiliser les frais kilométriques | Entre 5,20€ et 7,20€ HT/mois et par utilisateur Devis sur demande |
| Evoliz⁷ | - Logiciel de facturation (loi anti-fraude à la TVA) - Gestion achats / ventes, banque, rapports et prévisionnels, comptabilité, connectivité, accès et stockage | - Idéal pour s’assurer du respect de la réglementation - Pour les TPE et PME | Entre 13,50€ et 45€ (entre 1 et 5 accès utilisateurs) Tarif personnalisé sur demande |
| Jenji ⁸ | - Notes de frais et indemnités forfaitaires - Automatisation des reçus / factures - Insertion d’une politique de dépenses - Intégration d’une solution de paiement flexible et sûre | Idéal pour collaborateur, responsable financier ou responsable comptable | Gratuit pour 1 utilisateur 5€ HT / utilisateur / mois Devis personnalisé |
| Lucca ⁹ | - Solution Cleemy pour les notes de frais - Automatisation de la saisie, approbation des demandes et rapprochement comptable - Tarifs à la carte | Idéal si vous souhaitez un logiciel RH complet | 6€ HT par utilisateur et par mois |
| Expensify¹⁰ | - Automatisation du process pré comptable de dépenses, factures et autres - Suivi des dépenses - Soumission de rapports | Idéal pour une solution 100% App mobile (en anglais) | Intégration des notes de frais pour 5 USD$ ou 9 USD$ par mois et par utilisateur |
| Rydoo¹¹ | - Optimisation des cycles de remboursement - Automatisation du traitement des notes de frais | Idéal pour faciliter la gestion d’une entreprise et gagner en productivité | À partir de 10€ par mois et par utilisateur (si facturation mensuelle) |
| Concur¹² | - Automatisation de la gestion des notes de frais - Logiciel de calcul des frais kilométriques | Idéal pour les collaborateurs qui partent régulièrement en voyage d’affaires | NC |
Wise vous propose d’ouvrir gratuitement un compte multi-devises afin de vous permettre de maîtriser les dépenses de vos salariés grâce aux cartes de paiement. Vous pouvez facilement et rapidement gérer les accès et les autorisations de chacun.
La solution Wise est idéale pour les chefs d'entreprise qui souhaitent éviter aux employés d’avancer leurs frais professionnels et faciliter leur gestion comptable.
Créez votre compte Wise Business
Sources :
Vérifiées pour la dernière fois le 18 mars 2023
*Veuillez consulter les Conditions d'utilisation et la disponibilité du produit pour votre région, ou la tarification et les frais de Wise pour obtenir les informations tarifaires les plus récentes.
Cette publication est fournie à des fins d'information générale et ne constitue pas un avis juridique, fiscal ou professionnel de la part de Wise Payments Limited, de ses filiales et de ses sociétés affiliées. Elle n'est pas destinée à remplacer les conseils d'un conseiller financier ou de tout autre professionnel qualifié.
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