Digitalisation PME : objectifs, avantages, mise en place

Vous avez une PME ? En adoptant la bonne stratégie de digitalisation, vous pouvez gagner du temps… et donc de l’argent. Mais comment s’y prendre ? Tous les types d’activités sont-ils concernés ? Voici nos réponses.

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Digitalisation ou numérisation  ?

Vous avez sans doute déjà entendu les termes « digitalisation » et « numérisation » sans savoir ce qu’ils voulaient dire. Voici une définition qui vous aidera à y voir clair.

La numérisation est la transposition de documents physiques sur un support digital. Par exemple, au lieu d’imprimer une facture sur papier, vous la créez et l’envoyez en format électronique.

La digitalisation sert à optimiser l’utilisation de procédés numériques. Vous développez un système qui permet de retrouver vos factures selon différents critères.

Bien souvent, cela demande une intervention extérieure et/ou l’accès à des logiciels spéciaux, dans le but de former le personnel.

La numérisation est une réalité dans la plupart des entreprises. Ce n’est pas le cas de la digitalisation.

Digitalisation PME : quels sont les secteurs à privilégier  ?

Le niveau de digitalisation nécessaire à votre PME dépend de votre secteur d’activité, ainsi que vos besoins.

Cela peut couvrir :

• Comptabilité : facturation, règlements des clients et des fournisseurs, salaire des employés…

• Relations humaines : constitution d’une base de données pour les candidats potentiels, gestion des litiges au sein de l’entreprise…

• Gestion au quotidien de votre activité : regroupement des données pour analyse et amélioration des processus.

• Communication : faites connaître votre entreprise via différents canaux et/ou utilisez ces derniers pour vendre vos produits.

• Management : suivi de la performance des salariés via différents indicateurs, développement de la qualité de vie au travail, mise en place d’une communication horizontale pour améliorer la prise de décision…

• Expérience client : retour d’expérience afin d’améliorer votre service et/ou vos produits.

La digitalisation touche presque tous les secteurs de l’entreprise. Il faut la concevoir comme une stratégie. Sinon, elle ne sera pas efficace et elle n’apportera aucune plus-value.

En fonction de votre secteur d’activité et de la taille de votre PME, vous n’aurez peut-être pas besoin d’investir dans tous les volets. À vous de voir ce qui peut apporter un plus.

Digitalisation RH : un exemple pratique

Lorsque l’on parle de Ressources Humaines, on pense avant tout au recrutement, aux entretiens d’embauche. Pourtant, c’est un secteur bien plus large.

Une stratégie de digitalisation RH permet de renforcer 7 axes de performances :

• Traitement des données collaborateurs : collecte, organisation et aide à la décision.

• Outils et méthodes de travail : amélioration de l’ergonomie des outils en place, réflexion autour des méthodes agiles…

• Sourcing : base de données de collaborateurs potentiels, recrutement en ligne.

• Communication : RSE (Responsabilité Sociétale de l’Entreprise), développement de la marque de l’entreprise, diffusions de messages sur les réseaux sociaux.

• E-Learning : mise en place de plateforme de formation pour les nouveaux arrivants…

• Mobilité et carrière pour les salariés : Gestion Prévisionnelle des Effectifs, des Emplois et des Compétences (GPEEC), optimisation des processus digitaux, stratégie de valorisation des profils à fort potentiel…

• Transformation de l’entreprise : amélioration de la culture managériale, réorganisations diverses, conduite de la politique de changement.

Tous ces volets ne sont pas forcément prioritaires pour votre PME. Certains, comme le renforcement de la qualité de vie, s’adressent à des entreprises d’une certaine taille.

C’est au chef d’entreprise d’établir un ordre de priorité et de travailler les axes qui ont été retenus.

Les logiciels pour vous aider

Pour implémenter la digitalisation RH de votre PME, il existe des logiciels spécialisés pour chaque fonction :

• Fiche de paie : prise en compte des avantages, des primes, des absences ou des frais professionnels.

• Gestion des congés : prise en compte du capital de jours chômés restant, les demandes d’absences, congés maladie.

• Gestion du temps : permet de faciliter le calcul du salaire, ainsi que la facturation des prestataires.

• GPEC : formation, gestion des primes, évolution de carrière des collaborateurs.

• Gestion des employés : Lumio par exemple, qui permet d’automatiser la création de contrats de travail ou de conventions.

• Recrutement : ATS pour le suivi des candidats notamment, ou Softly pour les candidatures.

Certains logiciels sont disponibles au sein de packs spéciaux qui couvrent différentes fonctions. Par exemple, le package Essentiel de Lucca prend en charge la gestion des employés, des vacances, des absences, ainsi que des entretiens individuels.

La suite isiRH couvre tous les besoins d’une entreprise, depuis la gestion du personnel, jusqu’au marketing, ainsi que la comptabilité.

Exemples de processus automatisés

L’automatisation de certains processus est l’un des buts de la digitalisation RH. Elle permet de supprimer des tâches rébarbatives et de libérer du temps pour le spécialiste qui occupe le poste.

Par exemple :

• Envoi d’e-mail automatique pour les réunions ou les entretiens personnalisés.

• Création de formulaires automatiques pour les demandes de congés.

• Mise en place de sondages pour améliorer la vie de l’entreprise.

Pourquoi digitaliser son entreprise ?

La numérisation, puis digitalisation de votre PME offre plusieurs avantages :

• Sécurité : tous les documents essentiels au fonctionnement de votre entreprise seront en ligne. Vous serez donc protégés en cas d’effraction ou de sinistre.

• Gain de productivité : en rationalisant vos processus, les salariés seront plus efficaces. Les nouveaux arrivants pourront se mettre à niveau plus rapidement.

• Amélioration de la qualité de vie : le responsable RH aura plus de temps à consacrer pour optimiser l’environnement de travail car les tâches rébarbatives seront automatisées.

• Économies : avec les logiciels de gestion, vous pourrez facilement traquer les sources de gaspillage et donc consolider les finances de l’entreprise.

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Enfin, vous pourrez ajouter Wise sur votre site internet et proposer ce moyen de paiement à vos clients.

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